華智分享：面對(duì)成本超標(biāo)，ERP系統(tǒng)應(yīng)該如何改善？
發(fā)表于：2019/12/3 13:53:00??閱讀量： [關(guān)閉]
由于各種不可抗力因素，在投入使用ERP系統(tǒng)的過(guò)程中，由于市場(chǎng)環(huán)境的變化，亦或者客戶(hù)自身需求的改變等，導(dǎo)致原來(lái)的系統(tǒng)運(yùn)維使用成本超過(guò)預(yù)定計(jì)劃。所以，是時(shí)候做一些事情來(lái)改善現(xiàn)狀了。
關(guān)于ERP系統(tǒng)改善的幾點(diǎn)意見(jiàn)
數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度是能夠反映ERP系統(tǒng)運(yùn)行狀況的一個(gè)指標(biāo)。在給ERP系統(tǒng)進(jìn)行改善的時(shí)候，應(yīng)該根據(jù)需要抓住基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，對(duì)價(jià)格表、供應(yīng)商明細(xì)表等記錄進(jìn)行審核。
具體應(yīng)要核對(duì)如下幾組數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率：
一、ERP系統(tǒng)賬上庫(kù)存數(shù)量與實(shí)物數(shù)量的一致性
在使用ERP系統(tǒng)后，以系統(tǒng)數(shù)據(jù)做基礎(chǔ)，對(duì)實(shí)物進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，然后確定兩者之間的差異，并做原因分析，還可以了解用戶(hù)是否按標(biāo)準(zhǔn)在操作。
二、訂單中的未交貨明細(xì)
包括采購(gòu)訂單上的未交貨明細(xì)和銷(xiāo)售訂單上的未交貨明細(xì)，根據(jù)其他單據(jù)更新的采購(gòu)訂單和銷(xiāo)售訂單，同時(shí)涉及多部門(mén)合作，如有問(wèn)題，就要采取措施，來(lái)確保各部門(mén)的友好協(xié)作。
三、需要查看單據(jù)編號(hào)等是否符合要求
企業(yè)在上ERP系統(tǒng)之前，一般都需要編制一套編碼規(guī)則，包括各種單據(jù)的編號(hào)、產(chǎn)品編號(hào)、員工編號(hào)等。在實(shí)際工作中，員工流動(dòng)及其他原因會(huì)導(dǎo)致編碼混亂。不一致的編碼規(guī)則會(huì)導(dǎo)致其它部門(mén)查詢(xún)數(shù)據(jù)的困難。故在改善時(shí)，可以查詢(xún)員工是否按編碼規(guī)則在進(jìn)行編碼，并加強(qiáng)對(duì)相關(guān)用戶(hù)的培訓(xùn)。
現(xiàn)在大部分ERP系統(tǒng)都是以流程驅(qū)動(dòng)的。也就是說(shuō)，根據(jù)業(yè)務(wù)流程來(lái)開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、實(shí)施、操作ERP系統(tǒng)。這就給了我們ERP系統(tǒng)改善的指標(biāo)，即評(píng)估企業(yè)用戶(hù)操作流程的標(biāo)準(zhǔn)化。
在評(píng)估這個(gè)指標(biāo)的時(shí)候，需要抓住企業(yè)的關(guān)鍵流程，具體抓住以下幾個(gè)流程即可。
1.銷(xiāo)售循環(huán)流程
包括客戶(hù)審核、信用復(fù)核、銷(xiāo)售接單、發(fā)貨等多個(gè)環(huán)節(jié)。建議抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點(diǎn)，看看用戶(hù)操作是否到位。
2.相關(guān)計(jì)劃的操作流程
如對(duì)于先接單后采購(gòu)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，需要根據(jù)銷(xiāo)售訂單來(lái)生成采購(gòu)計(jì)劃。在改善時(shí)，就需要考慮后續(xù)的操作跟這個(gè)計(jì)劃的符合程度。一般來(lái)說(shuō)，如果計(jì)劃與實(shí)際符合，需要先更改計(jì)劃，而不能夠直接在后續(xù)的單據(jù)中進(jìn)行更改。如銷(xiāo)售訂單有變化，就需要先更改銷(xiāo)售訂單，然后再根據(jù)更改后的銷(xiāo)售訂單來(lái)調(diào)整銷(xiāo)售計(jì)劃與采購(gòu)計(jì)劃。這是前后一致的流程。如果發(fā)現(xiàn)這里有不一致，那么系統(tǒng)稽核人員就需要分析不一致的原因，并尋求后續(xù)的措施。
3.采購(gòu)循環(huán)流程
在這個(gè)流程中，主要是采購(gòu)單流程與采購(gòu)收貨流程。對(duì)于采購(gòu)單來(lái)說(shuō)，企業(yè)是否允許無(wú)單采購(gòu)，一般都要求有原始的單據(jù)。系統(tǒng)稽核人員可以在ERP系統(tǒng)中導(dǎo)出沒(méi)有原始單據(jù)的采購(gòu)訂單，然后進(jìn)行追蹤分析。在給ERP系統(tǒng)體檢時(shí)，可以分析單據(jù)是否完備。如果完備的話，則說(shuō)明相關(guān)操作按流程辦事，否則就需要進(jìn)行后續(xù)的完善操作。
4.付款流程
對(duì)于ERP系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，付款業(yè)務(wù)主要就是核對(duì)相關(guān)單據(jù)的內(nèi)容。如對(duì)于供應(yīng)商付款來(lái)說(shuō)，需要考慮采購(gòu)訂單、供應(yīng)商發(fā)票、入庫(kù)單等單據(jù)是否齊備，金額是否有問(wèn)題。同時(shí)還需關(guān)注，有沒(méi)有重復(fù)付款的單據(jù)等。分析這些單據(jù)，可以判斷與付款相關(guān)的用戶(hù)在操作上是否標(biāo)準(zhǔn)，有沒(méi)有偷工減料，甚至舞弊的事件發(fā)生。
5.注意一些特殊的流程
還有一些企業(yè)管理層比較重視的內(nèi)容，如預(yù)收款、預(yù)付款業(yè)務(wù)，這便需要做特殊流程。如對(duì)于預(yù)收款業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)，需要客戶(hù)付款后才能夠安排生產(chǎn)或者安排出貨。
當(dāng)ERP系統(tǒng)運(yùn)用的比較熟練之后，用戶(hù)對(duì)ERP系統(tǒng)的依賴(lài)程度會(huì)很強(qiáng)。一旦有ERP系統(tǒng)不能夠正常運(yùn)行的情況，用戶(hù)將無(wú)法開(kāi)展正常的工作。這就給了ERP系統(tǒng)改善的第三個(gè)指標(biāo)，即做好用戶(hù)改善。
依照實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從涉及IT部門(mén)具體動(dòng)作的層面，理清對(duì)應(yīng)的工作思路，讓大家做到心中有譜。
1、隨時(shí)隨地培訓(xùn)各級(jí)員工，規(guī)范操作
ERP實(shí)施完成后，培訓(xùn)的工作告一段落。然而隨著ERP人員的變更、以及企業(yè)業(yè)務(wù)的變化，導(dǎo)致ERP用戶(hù)遇到這樣那樣的問(wèn)題。
有的ERP用戶(hù)憑借自己對(duì)系統(tǒng)的初步了解，遇到問(wèn)題隨機(jī)應(yīng)變，表面上看及時(shí)處理了工作的實(shí)際問(wèn)題，但由于不規(guī)范，從而導(dǎo)致后續(xù)各種問(wèn)題的出現(xiàn)。如：倉(cāng)庫(kù)操作過(guò)程中，一些參數(shù)選擇不慎問(wèn)題，導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤。
因此ERP專(zhuān)職人員，不定期要到現(xiàn)場(chǎng)去，要隨時(shí)隨地培訓(xùn)員工，不斷完善操作用戶(hù)操作手冊(cè)，讓ERP用戶(hù)依照標(biāo)準(zhǔn)的流程進(jìn)行操作。這樣就能保持ERP用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)的熟習(xí)程度在一定水準(zhǔn)上。遇到例外問(wèn)題，也會(huì)及時(shí)報(bào)告，避免擅自處理帶來(lái)的沖突。
2、搞好激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)公司非IT資源，關(guān)注ERP的改善
某些問(wèn)題的解決可以有比較長(zhǎng)的時(shí)間，這是持續(xù)改善有利的條件之一。這時(shí)候就要鼓勵(lì)ERP用戶(hù)去研究ERP系統(tǒng)本身。我們可以在測(cè)試環(huán)境，變化一些參數(shù)設(shè)置，或起用一些原來(lái)未曾使用過(guò)的功能，從容不迫地解決業(yè)務(wù)中的實(shí)際問(wèn)題。
其次ERP用戶(hù)參與多了，解決問(wèn)題的機(jī)會(huì)就會(huì)多起來(lái)。特別是ERP用戶(hù)在對(duì)業(yè)務(wù)本身很熟悉，若加上深入了解自己相關(guān)的ERP系統(tǒng)，提出的解決方案就會(huì)更加有效，彌補(bǔ)ERP專(zhuān)職人員的不足。
3、研究業(yè)務(wù)、關(guān)注現(xiàn)場(chǎng)
在實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)，一個(gè)業(yè)務(wù)的問(wèn)題涉及的流程，不僅僅跨越崗位、部門(mén)，甚至有機(jī)會(huì)跨越不同的公司，因此，IT專(zhuān)職人員，就需要認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，從IT的角度來(lái)審視，是否有機(jī)會(huì)利用ERP系統(tǒng)改善現(xiàn)有流程。
套用現(xiàn)在流行的管理語(yǔ)言就是：接觸，觀察，傾聽(tīng)，提問(wèn)，滲透，影響。
4、順應(yīng)時(shí)機(jī)，導(dǎo)入關(guān)聯(lián)新技術(shù)，擴(kuò)大ERP系統(tǒng)的影響
我們要敢于承認(rèn)ERP系統(tǒng)的不足，在特定動(dòng)作上，不僅僅可以依賴(lài)手工操作解決，在條件允許的情況下，也可以導(dǎo)入成熟的新技術(shù)，彌補(bǔ)ERP系統(tǒng)的不足。
維護(hù)和升級(jí)是ERP持續(xù)改善的工作之一。企業(yè)定期檢查ERP系統(tǒng)，才能及時(shí)掌握ERP現(xiàn)狀，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障，可立即采取相應(yīng)解決措施。
總而言之，ERP的持續(xù)改善不是一蹴而就的，希望通過(guò)以上要點(diǎn)進(jìn)行優(yōu)化后，都能達(dá)到企業(yè)自身想要的效果。(文章來(lái)源網(wǎng)絡(luò)，如有侵權(quán)請(qǐng)聯(lián)系刪除)
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