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華智分享:ERP實(shí)施中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備需要遵循哪些規(guī)則?

發(fā)表于:2019/11/6 15:04:22??閱讀量: [關(guān)閉]



   導(dǎo)讀:收集完整而準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),是ERP成功實(shí)施的必要條件。實(shí)施ERP并不只是購買和安裝一套軟件,在正式運(yùn)行之前有很多工作要做,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集準(zhǔn)備就是一項(xiàng)很重要的工作。

 
  ERP系統(tǒng)如果沒有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的支持就成了無源之水無本之木,是無法運(yùn)行的。如果支持系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是錯誤的或不完整的,那么系統(tǒng)運(yùn)行后也只能得到錯誤結(jié)果和不完整的信息。因此,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備可以說直接影響到系統(tǒng)能否正常運(yùn)行,不可輕視。
 
  對于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集要求就是完整和準(zhǔn)確,那么,究竟要準(zhǔn)備哪些數(shù)據(jù),又如何收集才能達(dá)到完整和準(zhǔn)確的要求呢?根據(jù)我們實(shí)施ERP的經(jīng)驗(yàn),以下提供一些參考借鑒。
 
  一、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持各自子系統(tǒng)的同時又滿足系統(tǒng)集成性的要求
 
  ERP系統(tǒng)通常以物流、財務(wù)、制造三大體系為主,各個體系又分為若干個小的子系統(tǒng),同時三大體系及其下層子系統(tǒng)又是一個互相集成的整體。因此我們應(yīng)該根據(jù)不同子系統(tǒng)的功能要求和滿足系統(tǒng)集成性的要求來準(zhǔn)備數(shù)據(jù)。
 
  我們以庫存管理子系統(tǒng)為例來說明該系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備對該子系統(tǒng)的支持以及對整個ERP系統(tǒng)的支持作用。庫存管理系統(tǒng)作為整個物流、制造體系的基礎(chǔ),一般放在物流體系中,庫存管理中的相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備尤為重要,它是系統(tǒng)能夠良好運(yùn)行的保證,也是充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)功能――如運(yùn)行MRP計劃、進(jìn)行預(yù)測操作等的前提條件。庫存管理不僅應(yīng)該確保信息準(zhǔn)確,滿足客戶和市場的需求,還有一項(xiàng)重要任務(wù)是控制庫存存量,加速庫存周轉(zhuǎn),降低庫存資金占用,從而降低庫存成本。
 
  1、物料數(shù)據(jù)
 
  1)物料定義及編碼
 
  根據(jù)ERP系統(tǒng)的通用定義,“物料”是為了產(chǎn)品出廠,需要列入計劃的一切不可缺少的物的統(tǒng)稱,不只是原材料或零件,還包括毛坯、在制品、半成品、成品、外購件、包裝材料,甚至還包括工程工具、勞保用品、能源等等的一切物料。
 
  ERP系統(tǒng)要利用計算機(jī)的處理速度和處理容量來處理大規(guī)模的數(shù)據(jù),因此數(shù)據(jù)需要規(guī)范化編碼,便于計算機(jī)識別和檢索。對物料進(jìn)行規(guī)范化編碼是為了對物料進(jìn)行高效、有序的管理,同時,有了規(guī)范化的物料編碼也便于在系統(tǒng)中對物料進(jìn)行分類、檢索與統(tǒng)計,以及物料信息的交換與共享。
 
  2物料數(shù)據(jù)設(shè)置
 
  在ERP系統(tǒng)中,物料主要的數(shù)據(jù)都存儲于物料主文件中,該文件集中反映了物料的各種參數(shù)、屬性及相關(guān)信息,如物料編碼、名稱、分類、計量單位、計價方式等等,因此優(yōu)先要設(shè)置的是物料主文件。所有要在系統(tǒng)里使用的物料都需要先在物料主文件里建立記錄,以便進(jìn)入該文件后都可以查到。
 
  一般的ERP系統(tǒng),每一條物料數(shù)據(jù)都提供了許多關(guān)于該物料的描述參數(shù),用戶并不一定對每個參數(shù)都要設(shè)置,只要設(shè)置那些系統(tǒng)運(yùn)行時需要的以及對自己進(jìn)行物料管理時有用處的參數(shù)。進(jìn)行物料數(shù)據(jù)設(shè)置時,有些字段的內(nèi)容需要由用戶自己先定義后再從中進(jìn)行選擇。另外一些字段的內(nèi)容則可以系統(tǒng)提供的可選項(xiàng)里進(jìn)行選擇。對于沒有可選值的字段內(nèi)容,用戶在建立物料記錄時按實(shí)際值輸入即可。
 
  物料主文件的記錄建立后,才可以在其他數(shù)據(jù)文件里創(chuàng)建相應(yīng)的物料數(shù)據(jù)。
 
  2、倉庫數(shù)據(jù)
 
  1倉庫設(shè)置
 
  庫存管理經(jīng)常用到的物料操作都是基于倉庫和庫位的,企業(yè)所有庫存事務(wù)涉及到的倉庫,包括廠內(nèi)外、租用和銷售網(wǎng)點(diǎn)的庫房,都應(yīng)納入系統(tǒng),明確定義。定義倉庫和庫位是企業(yè)定置管理的重要內(nèi)容。
 
  在設(shè)置倉庫時,要先定義倉庫的類型。在制造業(yè)企業(yè),一般可以設(shè)置的倉庫類型有:材料庫、產(chǎn)品庫、半成品庫、副產(chǎn)品庫、廢品庫、配件庫等。倉庫數(shù)據(jù)的設(shè)置,可以根據(jù)倉庫的不同類型來進(jìn)行,同一種類型也可以根據(jù)不同的需求設(shè)置多個倉庫。
 
  2庫位設(shè)置
 
  設(shè)置庫位前,可以先對整個倉庫進(jìn)行分區(qū),即設(shè)置庫區(qū)。在ERP系統(tǒng)中,庫區(qū)的設(shè)置主要以物理方位進(jìn)行,如東、西、南、北區(qū),或者根據(jù)實(shí)地的劃分,按順序來分區(qū)。
 
  庫位就是指倉庫中物料存放的貨架,在庫區(qū)中按地點(diǎn)和功能進(jìn)行劃分,來存放不同類別或處于不同狀態(tài)的物料。如物料質(zhì)檢前后應(yīng)該分開存放,就要設(shè)置兩個庫位來區(qū)分。庫位的設(shè)置,可以方便倉庫中對物料的組織,以及出入庫時對物料的管理。
 
  每個倉庫都可以設(shè)置自己的庫區(qū)和庫位。在設(shè)置庫位時,有一個實(shí)際庫位與邏輯庫位的問題。實(shí)際庫位是指在工廠倉庫中實(shí)際存在的庫位,比如一個個的貨架,可以當(dāng)作庫位。邏輯庫位是系統(tǒng)中虛擬設(shè)置的庫位,在倉庫中并不一定有,或者庫位的編碼與實(shí)際的情況沒有一一對應(yīng),只是考慮到進(jìn)行庫存管理時收發(fā)貨的方便,以及銷售分配的合理性而設(shè)置的。當(dāng)然,在實(shí)施ERP時,庫位的設(shè)置要與實(shí)際情況相符比較合理,因?yàn)檫@樣使庫存管理更真實(shí),否則庫位對于庫存管理來說將是一種“黑匣子”的操作方式。
 
  3、庫存交易類型
 
  庫存管理的主要內(nèi)容就是對倉庫中的物料進(jìn)行收發(fā)存的管理。在庫存管理中,每一筆庫存交易都會產(chǎn)生一個交易訂單號,便于查詢與統(tǒng)計。為了使以各種不同的方式出入庫的庫存交易產(chǎn)生的訂單序列號各不相同,設(shè)置了庫存交易類型參數(shù),該參數(shù)能夠控制各種庫存交易產(chǎn)生怎樣的訂單序列號,并能根據(jù)不同的設(shè)定,對庫存交易訂單做出不同的處理。更重要的是,各種不同的庫存交易類型所關(guān)聯(lián)的會計分錄是不同的,所以系統(tǒng)中要給各種不同的交易類型設(shè)置相應(yīng)的會計事件,這樣在進(jìn)行庫存交易時所發(fā)生的財務(wù)關(guān)系,會清晰、自動地反映到財務(wù)模塊進(jìn)行相應(yīng)的結(jié)算,保證倉庫中實(shí)物與財務(wù)的統(tǒng)一,物流與資金流的同步。
 
  在同一系統(tǒng)環(huán)境中,如果存在多個不同結(jié)算實(shí)體,而不同單位使用了相同的庫存交易訂單類型,也可以通過控制其所用的序列號參數(shù),使其產(chǎn)生不同的訂單序列號,這樣就可以清楚地區(qū)分不同單位使用相同的庫存交易類型所產(chǎn)生的訂單。
 
  認(rèn)識到基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對各自子系統(tǒng)的支持作用及滿足系統(tǒng)集成性的要求之后,我們就可以根據(jù)此來收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)了。當(dāng)然不同的ERP軟件在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和功能上會有所不同,收集數(shù)據(jù)需要同時依據(jù)所選用的軟件來進(jìn)行,因此采用此方法收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要求對ERP及對所選用的ERP軟件都要有所了解。
 
  在收集數(shù)據(jù)的過程中。我們不僅要考慮數(shù)據(jù)對子系統(tǒng)的支持,還要考慮到與其他子系統(tǒng)的集成。拿供應(yīng)商資料收集來說,我們要注意以下一些細(xì)節(jié),以保證整個系統(tǒng)集成性的要求。
 
  (1)供應(yīng)商信息需要財務(wù)部門和采購部門進(jìn)行核對,保證一致性。
 
  (2)供應(yīng)商名稱為供應(yīng)商的法定名稱,不能只寫縮寫。
 
 ?。?)供應(yīng)商編號,需要確定編碼規(guī)則。
 
 ?。?)供應(yīng)商地點(diǎn)名稱要確定命名規(guī)則。
 
 ?。?)供應(yīng)商銀行帳戶和帳戶編號,當(dāng)付款時,用戶可以比較方便地看到帳戶信息。
 
  為了保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,需要把這幾條注意點(diǎn)放進(jìn)數(shù)據(jù)收集表的說明部分。
 
  二、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要能盡可能的反應(yīng)企業(yè)的現(xiàn)狀
 
  以上只是提供了收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的一個角度,為了使思路更加清晰,收集時更加方便快捷,也為了可以互相補(bǔ)充以避免有所遺漏,有必要研究從其他角度來進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集。
 
  通過仔細(xì)的研究,我們發(fā)現(xiàn)為了支持系統(tǒng)的運(yùn)行,這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要盡可能的反應(yīng)出企業(yè)的現(xiàn)狀(或經(jīng)流程重組后企業(yè)將來出現(xiàn)的狀況),具體的說,這些數(shù)據(jù)給出了企業(yè)內(nèi)部所擁有的各種資源以及物料及其屬性,給出了企業(yè)的外部資源,給出了企業(yè)工作流程運(yùn)轉(zhuǎn)和變化的臨界條件,給出了企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)加工數(shù)據(jù)和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息。
 
  有了這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù),將能夠反應(yīng)出企業(yè)擁有資源的現(xiàn)狀,生產(chǎn)能力現(xiàn)狀以及工作流程現(xiàn)狀。我們可以據(jù)此來收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
 
 ?。?)收集企業(yè)內(nèi)部所擁有的各種資源以及物料及其屬性數(shù)據(jù)。
 
 ?。?)收集企業(yè)的外部資源數(shù)據(jù)。
 
  (3)收集企業(yè)工作流程運(yùn)轉(zhuǎn)和變化的臨界條件數(shù)據(jù)。
 
 ?。?)收集企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)加工數(shù)據(jù)和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息數(shù)據(jù)。
 
  三、結(jié)束語
 
  認(rèn)識到基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集在實(shí)施ERP項(xiàng)目中的地位和作用的同時,更要注重研究基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集的具體方法,并且按照數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的原則和要求將所需數(shù)據(jù)收集準(zhǔn)確完整,才能保證ERP項(xiàng)目的順利實(shí)施。(圖文來源網(wǎng)絡(luò),如有侵權(quán)請聯(lián)系刪除)
 


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